El PMS o Sistema de gestión hotelera es una herramienta imprescindible hoy en día para cualquier hotelero. En el mercado hay un montón de proveedores con diferentes y precios y funcionalidades. Con el tiempo, estos sistemas han ido evolucionando. Hace un tiempo, todos estos sistemas eran un programa que se instalaba directamente en el ordenador de la empresa y por su seguridad muchos requerían tener un servidor solo para alojar este programa. Hoy en día, la mayoría de sistemas están basados en la nube. Pero resulta difícil decidir los criterios a tener en cuenta para elegir el que mejor se adapta a un hotel. A continuación encontrarás los principales criterios a tener en cuenta para un hotel independiente o un grupo hotelero pequeño. Aunque también sirve como base para cadenas más grandes:
Empecemos por los criterios de seguridad:
- Cloud based o sistema en la nube: no hay necesidad de instalar un software en el ordenador de la empresa, ni mucho menos tener un servidor solo para almacenar este programa. Al estar en la nube, tendrás un acceso directo desde cualquier ordenador con conexión a internet, lo cual facilita el acceso para propietarios o directivos cuando no están fisicamente en el hotel. En algunos casos también facilita la opción de trabajo en remoto para algunos miembros del equipo. Sobre todo hay un ahorro importante de costes, ya que no se pagan licencias por dispositivo.
- Servidor: al ser un sistema localizado en la nube, se recomienda preguntar en qué servidor están alojados los datos de tu PMS, ya que recuerda que se manejan datos sensibles como tarjetas de créditos de los clientes, documentos de identidad personal, entre otros datos confidenciales. Asegúrate de que al menos tenga certificado SSL, cortafuegos, antivirus y protección DDoS.
- Almacenamiento de tarjetas: lo ideal es que ofrezca la opción de conectar con alguna empresa que ofrece el servicio de tokenización de tarjetas de los datos de las tarjetas que se descarguen directamente de la reserva al PMS., Asegúrate que cualquier dato que se introduzca desde recepción estén bien protegidos en tu sistema de gestión hotelera.
Continuamos con los criterios de la operativa diaria:
- User-friendly o de uso fácil: es importante que la interfaz del sistema sea sencilla, fácil de usar y de interactuar. En definitiva, que sea intuitiva para el usuario.
- Conectividad con tu channel manager: verifica que este PMS tenga conectividad con el channel manager que tienes contratado.
- Gestión de reservas: que tanto las reservas como las modificaciones o cancelaciones se descarguen directamente a tu PMS. Que se realicen actualizaciones del estado del pago de la reserva.
- Conectividad en tiempo real: esto es muy importante porque algunos PMS solo envían actualizaciones 1 o 2 veces al día. Es necesario que la conectividad sea bidireccional y se actualice en le menor tiempo posible. Es decir, cuando se confirma una nueva reserva, que el tiempo entre que se descarga en el sistema y el sistema devuelve una actualización del inventario sea muy corto y no supera los 3 minutos. Para un hotel con un alto volumen de reservas, 10 minutos de actualización pueden suponer un alto riesgo de overbooking.
- Rack de habitaciones interactivo: el planning de habitaciones es imprescindible para la planificación de llegadas y asignación de habitaciones. Por lo que tener un rack que permita visualizar la asignación y realizar los cambios de habitaciones directamente desde el mismo sitio o que te haga una sugerencia de asignación previa o que distinga con colores cuando una reserva ha sido asignada en una categoría superior o inferior, es muy útil para la operativa diaria.
- Facturación electrónica: si quieres ahorrar tiempo de tu equipo y posibles errores de facturación que pueden costar muy caros. Necesitas un PMS que ofrezca esta funcionalidad.
- Informes: es necesario que tu PMS te ofrezca diversos informes que faciliten la toma de decisiones estratégicas para maximizar los ingresos de tu hotel. El PMS es una fuente de información muy completa que permite crear una base de datos de los clientes para fidelizarlos a través de Newsletter acompañadas de una buena estrategia de Revenue Management para aumentar la conversión de la venta directa.
- Conectividad con otros partners o socios: verifica que tenga una integración API con tus principales asociados, como pueden ser la pasarle de pago virtual del banco, sistemas contables que sean compatibles con el sistema de facturación electrónica de tu PMS, integración con organismos oficiales como la Polícia Nacional para el envío automático de registros diarios del cliente o con el Instituto Nacional de Estadística o equivalente en tu país, entre otros proveedores de interés.
- Soporte: es importante preguntar qué tipo de soporte ofrecen, con que ratio de respuesta se manejan, ya que el hotel funciona 24/7 y si hay un fallo de sistema queremos poder acudir a un técnico que nos ayude a resolver la incidencia. También quiero incluir aquí que es importante el idioma en el que ofrecen este soporte.
Por último, algunas funciones que pueden ser útiles para la propiedad o directivos son:
- Multicadena: muchos hoteles independientes forman parte de un grupo hotelero pequeño con los mismo dueños. Pero pertenecen a diferentes sociedades (CIF). Para los propietarios es útil poder tener un mismo acceso donde poder cambiar de una propiedad a la otra.
- Reducción de costes: la mayoría de los PMS actuales ofrecen la opción a contratar otros servicios o incluso tienen un paquete ya armado para hoteles pequeños con un ALL-In-One. ¿Qué es el ALL-In-One? Además del PMS, el proveedor tiene integrado un channel manager y un motor de reservas o incluso un proveedor web con plantillas sencillas, todo en el mismo lugar por un precio muy atractivo. Esta es la cereza del pastel para los hoteles independientes, que muchas veces no pueden contratar herramientas tecnológicas para mejorar su eficiencia por los altos costes que tienen cada herramienta por separado. Por eso, algunos proveedores de software ya ofrecen un paquete con todo incluido.
- Formación: es importante preguntar si la formación está incluida y cuánto dura. Ya que esto es un coste a considerar tanto de dinero como de tiempo del personal.
A continuación de enumeramos algunos de los PMS que ofrecen estas funcionalidades:
- Cloudbeds
- Mews
- Little Hotelier by SiteMinder
- Goutel
- Ulysses Cloud
- Hotelgest
En HotelTech Report también encontrarán un listado de los Top 10 mejores PMS de este año. Sn embargo, te recomiendo que mires los proveedores locales porque eso también tiene un valor añadido. Por un lado, el horario de soporte, el idioma de soporte, el conocimiento de las necesidades específicas de la zona en términos por ejemplo contables o fiscales.
¿Quieres saber cuál es el PMS que mejor se adapta a tus necesidades?
Escríbenos y te ayudamos en la búsqueda de herramientas que mejor se adapten a tus necesidades. Tenemos experiencia trabajando con diferentes PMS, Channel Managers. También podemos ayudarte en temas de contratación. conectividad y configuración inicial.
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